Le Beachtowelling, la malédiction d'un espace de travail agile

Une chose semble être devenue omniprésente où que vous alliez en vacances : la pratique du beachtowelling, qui consiste à placer une serviette de plage ou des objets personnels sur un transat afin de les réserver pour le moment où vous en aurez besoin.

Même si cela signifie se lever à 6 heures du matin tous les jours pour se rendre à la plage ou à la piscine afin de trouver l'endroit idéal, pour finalement découvrir que tout l'hôtel a eu la même idée et que vous êtes accueilli par une mer de serviettes sur des chaises longues.

C'était la même chose à notre hôtel. La plupart des gens étaient arrivés le samedi et le lendemain matin, l'essuyage de la plage s'est fait à une échelle industrielle. Tout le monde était impatient d'obtenir un transat et s'était levé tôt pour le faire.

Vous pouvez imaginer la panique qui s'empare des gens lorsqu'ils règlent leur réveil à une heure indue : si aucune chaise longue n'est disponible, comment puis-je me détendre et profiter de mes vacances ? Comment me protéger du soleil ? Les vacances vont être un désastre ! C'est la fin du monde !

Mais cet hôtel avait prévu suffisamment de transats, pas un pour chaque client mais suffisamment, et de jour en jour, les gens ont commencé à réaliser qu'il y aurait toujours un transat disponible quelque part.

Il se peut que ce ne soit pas exactement celui que vous voulez sous ce palmier particulier ou celui que vous aviez la veille, mais il y a généralement des chaises longues disponibles près de l'endroit où vous voulez être, que ce soit au bord de la piscine, sous les arbres ombragés ou sur la plage.

Le nombre de serviettes de plage a diminué, le nombre de chaises longues disponibles a augmenté, les gens ont cessé d'être si anxieux, de se lever si tôt et ont commencé à profiter de leurs vacances.

Mais je dois avoir mon bureau‍

Il en va de même dans tous les bureaux qui font la transition vers le travail agile. Toute forme de partage de bureau crée de l'anxiété - c'est un saut dans l'inconnu. Pourrai-je m'asseoir avec mon équipe, pourrai-je encore m'asseoir près de mes dossiers, près de la fenêtre, aurai-je même un bureau ? Tout le projet va être un désastre ! C'est la fin du monde !

Cette anxiété est tout à fait naturelle et constitue une réaction humaine face à l'inconnu. Pour que la transition vers le travail agile se passe bien, nous devons convaincre les gens qu'il y aura toujours assez de bureaux, à condition qu'ils ne s'essuient pas excessivement sur la plage.

Nous devons nous assurer que nous fournissons suffisamment d'espaces de travail (pas nécessairement tous les bureaux) et que des soupapes de sécurité sont en place, telles que des bureaux de dépannage et des espaces de détente pour faire face aux journées exceptionnellement chargées (généralement seulement le jour de la fête de Noël au bureau ou lorsque les primes annuelles sont dues !)

Et surtout, nous devons nous engager auprès de nos collègues, leur expliquer comment le nouveau bureau et la nouvelle méthode de travail vont réellement fonctionner.

Rassurez-les en leur disant qu'ils auront toujours un endroit approprié pour travailler et expliquez-leur que nous leur avons donné le choix, le choix de travailler où ils veulent en fonction de la tâche ou de l'activité qu'ils effectuent à ce moment-là, le choix d'être plus flexibles et le choix de travailler avec la personne avec laquelle ils ont besoin de travailler.

Nous devons également nous mettre d'accord sur les règles de base : est-il possible de s'éponger sur la plage ? Est-il possible de réserver un bureau si l'on s'absente pour une réunion d'une heure ? Et deux heures, peut-être ? Et trois heures, hmmm ? Qu'est-ce qui est juste pour nos collègues ?

Il est important d'éviter d'être draconien et de se rappeler que nous essayons d'améliorer les choses, d'aider nos collègues, d'améliorer le moral et la productivité.

S'il leur faut 10 minutes pour prendre leurs affaires dans leur casier, se connecter au téléphone et à l'ordinateur, installer leur chaise, etc., leur demander de refaire tout cela après une heure d'absence est probablement non seulement un peu déraisonnable mais aussi inefficace, ce qui va à l'encontre de l'objectif que nous poursuivons.

Et mes affaires ?‍

Nous devons également reconnaître que la réponse de nos collègues au travail agile ne se limite pas à la réservation d'un bureau, mais qu'il s'agit aussi de personnalisation. Les gens aiment sentir qu'ils possèdent quelque chose, que c'est à eux. Après tout, on passe plus de temps éveillé au travail qu'à la maison.

Ils ont travaillé dur pour obtenir le siège côté fenêtre, attendant patiemment que leurs collègues plus anciens partent à la retraite, ils aiment avoir les photos du mari/de la femme et des enfants, le trophée qu'ils ont gagné au karting de l'équipe il y a cinq ans, leur collection de gonks.

Nous devons leur faire comprendre qu'il ne s'agit pas de leur enlever leur petit nid, mais de leur donner quelque chose de bien mieux. Il s'agit de faire évoluer leur état d'esprit, de passer de "Je travaille, j'ai donc besoin d'un bureau" à "J'ai une tâche à accomplir, quel est le meilleur endroit pour l'accomplir et qui dois-je impliquer dans cette tâche".

Il s'agit de les faire passer de l'idée qu'il s'agit de mon bureau à celle qu'il s'agit de notre espace. Mais il n'est pas nécessaire de dépersonnaliser l'espace de travail, il suffit de décourager la possession individuelle d'un bureau et les comportements d'imbrication, car cela réduira le nombre de bureaux disponibles et aura un impact négatif sur les autres collègues.

Nous essayons d'améliorer le moral, pas de créer des espaces de travail uniformes et sans âme. De plus en plus d'études montrent que le fait de permettre aux gens d'adapter et de choisir les éléments de leur espace de travail augmente considérablement le moral et la productivité.

Alors, comment éviter le Beachtowelling et faire en sorte que le travail agile fonctionne ?

Il est important de bien faire les choses, la crédibilité est en jeu et les gens chercheront à se débarrasser du nouvel environnement proposé tout en espérant revenir à leurs anciennes habitudes. Voici quelques conseils pour vous aider à entrer dans le meilleur des mondes, celui du travail agile :

1. Veillez à ce qu'il y ait suffisamment de bureaux. Il s'agit d'un point essentiel et vous devez y veiller. Vous devez être efficace, mais si vous en mettez trop peu, vous aurez l'impression d'être à l'étroit et les gens ne pourront pas s'asseoir à proximité des personnes avec lesquelles ils ont besoin de collaborer.

Nous recommandons de réaliser une étude sur l'utilisation de l'espace afin de vérifier ce qui se passe réellement et quels sont les ratios de partage sur lesquels les équipes ou groupes d'équipes peuvent travailler. Cela permet également d'asseoir la crédibilité de la nouvelle méthode de travail proposée en s'appuyant sur des faits concrets.

2. Veillez à mettre en place des soupapes de sécurité. Dans le cadre de votre nouvel espace de travail, vous prévoirez, je l'espère, des espaces de travail alternatifs tels que des zones de collaboration, des tables hautes pour le travail d'équipe, des zones de calme/concentration et même des bureaux temporaires/de courte durée - tous ces éléments constituent des soupapes de sécurité efficaces lorsque l'espace est occupé, en accueillant le personnel ainsi que les bureaux.

3. Veillez à vous engager auprès de votre personnel pour lui expliquer la nouvelle approche, son fonctionnement et le rassurer sur le fait qu'il y aura suffisamment de transats, pardon de bureaux, disponibles et que s'il ne réserve pas de bureaux, il n'y aura pas de problème.

Expliquez-leur comment utiliser les autres espaces, encouragez-les à être flexibles et à ne pas utiliser uniquement les bureaux, mais l'espace qui convient le mieux à la tâche qu'ils effectuent à ce moment-là. Envisagez de réaliser une enquête sur le lieu de travail des employés (telle que notre enquête PeopleLOOK) pour comprendre ce qu'ils pensent, ce qu'ils aimeraient et comment ils aimeraient travailler.

4. Laissez-les décider. Si vous pouvez leur permettre de fixer leurs propres règles de base, par exemple quand vous pouvez ou ne pouvez pas vous asseoir sur la plage ou quel type de nourriture peut être mangé au bureau, il est étonnant de constater à quel point les choses s'autorégulent lorsque c'est vous et vos collègues qui avez discuté et décidé de ce qu'est un comportement acceptable

5. Trouver des moyens de personnaliser l'espace. Il existe un certain nombre de moyens (et de produits sur le marché) pour permettre aux personnes et aux équipes de personnaliser leur espace, en leur laissant le choix, sans les fixer à un bureau spécifique.

Vous pouvez permettre à l'équipe de choisir une œuvre d'art ou une marque locale, utiliser des produits tels que la marque magnétisée (affiches magnétisées qui se collent aux classeurs) et pour l'individu, vous pouvez utiliser des boîtes de rangement personnalisées (telles que la gamme Hotbox) qui permettent de choisir la couleur et la personnalisation, et qui permettent à l'utilisateur de prendre rapidement ses affaires dans son casier et de s'installer.

Vous pouvez même installer des tableaux d'affichage ou des tableaux noirs près des zones d'équipe et encourager les gens à personnaliser davantage leur espace d'équipe, à afficher des photos, à faire des graffitis ou à écrire quelque chose d'amusant.

Mais surtout, ne perdez pas de vue que le comportement de vos collègues qui s'essuient sur la plage est dû au fait qu'ils ne savent rien d'autre et que leur anxiété est une peur naturelle de l'inconnu - après tout, nous ne sommes que des êtres humains. Il est préférable de s'engager, d'expliquer et d'encourager, et vous pourrez peut-être provoquer un véritable changement.

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