Beachtowelling, der Fluch eines agilen Arbeitsplatzes

Eine Sache, die überall im Urlaub allgegenwärtig zu sein scheint, ist die Praxis des Beachtowellings, d. h. das Ablegen von Strandtüchern oder persönlichen Gegenständen auf einer Sonnenliege, um sie für den Fall zu reservieren, dass man sie braucht.

Selbst wenn das bedeutet, dass man jeden Tag um 6 Uhr morgens aufstehen muss, um zum Strand oder zum Pool zu stapfen, um den perfekten Platz zu ergattern, nur um festzustellen, dass das ganze Hotel die gleiche Idee hatte und man von einem Meer von Handtüchern auf Sonnenliegen begrüßt wird.

So war es auch in unserem Hotel. Die meisten Leute waren am Samstag angereist, und am nächsten Morgen wurde der Strand in großem Stil mit Handtüchern bedeckt. Alle wollten unbedingt eine Sonnenliege bekommen und waren früh aufgestanden, um das zu tun.

Sie können sich die Panik vorstellen, die den Menschen durch den Kopf geht, wenn sie ihren Wecker auf eine unheilige Stunde einstellen - was, wenn keine Sonnenliegen verfügbar sind, wie kann ich mich entspannen und meinen Urlaub genießen? Wie kann ich mich aus der Sonne heraushalten? Der ganze Urlaub wird eine Katastrophe sein! Das ist das Ende der Welt!

Aber dieses Hotel hatte genügend Liegen zur Verfügung gestellt, zwar nicht für jeden Gast, aber doch in ausreichender Zahl, und von Tag zu Tag wurde den Leuten klar, dass es immer irgendwo eine Liege geben würde.

Vielleicht ist es nicht genau die, die Sie sich unter einer bestimmten Palme wünschen, oder die, die Sie gestern hatten, aber im Allgemeinen gab es Liegen in der Nähe des gewünschten Ortes, sei es am Pool, unter den schattigen Bäumen oder am Strand.

Die Zahl der Handtücher am Strand ging zurück, die Zahl der verfügbaren Sonnenliegen stieg, die Menschen waren nicht mehr so ängstlich, standen nicht mehr so früh auf und begannen, ihren Urlaub zu genießen.

Aber ich muss meinen Schreibtisch haben‍

Und so ist es auch in jedem Büro, das den Übergang zu agilem Arbeiten vollzieht. Jede Form von Desksharing erzeugt Ängste - es ist ein Sprung ins Ungewisse. Werde ich mit meinem Team zusammensitzen können, werde ich immer noch in der Nähe meiner Akten sitzen können, in der Nähe des Fensters, werde ich überhaupt einen Schreibtisch bekommen? Das ganze Projekt wird eine Katastrophe sein! Das ist das Ende der Welt!

Diese Angst ist nur natürlich und eine menschliche Reaktion auf das Unbekannte. Damit der Übergang zu agilem Arbeiten gut funktioniert, müssen wir die Menschen davon überzeugen, dass es immer genügend Schreibtische geben wird, solange sie nicht übermäßig mit dem Handtuch wedeln.

Wir müssen sicherstellen, dass wir überhaupt genügend Arbeitsplätze zur Verfügung stellen (nicht unbedingt alle Schreibtische) und dass es Sicherheitsvorkehrungen gibt, wie z. B. Ablagetische und Aufenthalts-/Pausenbereiche für Tage, an denen ungewöhnlich viel los ist (in der Regel nur am Tag der Weihnachtsfeier oder wenn die Jahresprämien fällig sind).

Und das Wichtigste ist, dass wir mit unseren Kollegen ins Gespräch kommen und ihnen erklären, wie das neue Büro und die neue Arbeitsweise tatsächlich funktionieren werden.

Versichern Sie ihnen, dass sie immer einen geeigneten Arbeitsplatz haben werden, und erklären Sie ihnen, dass wir ihnen die Wahl gelassen haben, dort zu arbeiten, wo sie wollen, je nachdem, welche Aufgabe oder Tätigkeit sie gerade ausüben; die Wahl, flexibler zu sein, und die Wahl, mit wem auch immer sie zusammenarbeiten wollen.

Wir müssen uns auch auf Grundregeln einigen - ist es in Ordnung, mit einem Handtuch am Strand zu liegen? Ist es in Ordnung, einen Schreibtisch zu reservieren, wenn Sie für eine einstündige Besprechung weg sind, ja? Wie wäre es mit zwei Stunden, vielleicht? Was ist mit drei Stunden, hmmm? Was ist unseren Kollegen gegenüber fair?

Es ist wichtig, drakonische Maßnahmen zu vermeiden und daran zu denken, dass wir versuchen, Dinge zu verbessern, unseren Kollegen zu helfen, die Moral und die Produktivität zu steigern.

Wenn sie 10 Minuten brauchen, um ihre Sachen aus dem Schließfach zu holen, sich in das Telefon und den PC/Laptop einzuloggen, ihren Stuhl aufzustellen usw., dann ist es wahrscheinlich nicht nur unvernünftig, sondern auch ineffizient, sie zu bitten, all dies nach einer Stunde Abwesenheit noch einmal zu tun - und damit das Ziel unserer Bemühungen zu verfehlen.

Und was ist mit meinen Sachen?‍

Wir müssen auch erkennen, dass es bei der Reaktion unserer Kollegen auf agiles Arbeiten nicht nur um die Reservierung eines Schreibtischs geht, sondern auch um Personalisierung. Die Menschen haben gerne das Gefühl, dass ihnen etwas gehört, dass es ihnen gehört. Schließlich verbringt man mehr Zeit am Arbeitsplatz als zu Hause, wenn man wach ist.

Sie haben hart gearbeitet, um den Fensterplatz zu bekommen, und geduldig darauf gewartet, dass ihre langjährigen Kollegen in den Ruhestand gehen, sie möchten die Fotos von Ehemann/Frau und Kindern, die Trophäe, die sie vor fünf Jahren beim Team-Kartfahren gewonnen haben, ihre Sammlung von Gonks haben.

Wir müssen ihnen klar machen, dass es nicht darum geht, ihnen ihr kleines Nest wegzunehmen, sondern ihnen stattdessen etwas viel Besseres zu geben. Es geht darum, ihre Denkweise von "Ich arbeite, also brauche ich einen Schreibtisch" auf "Ich habe eine Aufgabe zu erledigen, wo ist es am besten, diese Aufgabe zu erledigen und wen sollte ich daran beteiligen" umzustellen.

Es geht darum, ihr Denken von "Das ist mein Schreibtisch" auf "Das ist unser Raum" umzustellen. Aber wir müssen den Arbeitsplatz nicht entpersönlichen, wir müssen nur davon abraten, dass jeder seinen eigenen Schreibtisch besitzt und sich darin einnistet, da dies die Zahl der verfügbaren Schreibtische verringert und sich negativ auf andere Kollegen auswirkt.

Wir versuchen, die Arbeitsmoral zu verbessern, und nicht, langweilige, seelenlose, uniforme Arbeitsbereiche zu schaffen. Es gibt auch immer mehr Untersuchungen, die zeigen, dass die Möglichkeit, den Arbeitsplatz individuell zu gestalten und auszuwählen, die Arbeitsmoral und die Produktivität deutlich erhöht.

Wie können wir also das "Beachtowelling" verhindern und agiles Arbeiten ermöglichen?

Es ist wichtig, es richtig zu machen, denn die Glaubwürdigkeit steht auf dem Spiel, und die Leute werden versuchen, die neue Umgebung zu verwerfen, weil sie hoffen, dass sie zu ihren alten Gewohnheiten zurückkehren können. Dies sind einige Tipps, die Ihnen auf Ihrem Weg in die schöne neue Welt des agilen Arbeitens helfen sollen:

1. Stellen Sie sicher, dass genügend Schreibtische vorhanden sind. Das ist wichtig, und Sie müssen es richtig machen. Sie müssen effizient sein, aber wenn Sie zu wenige zur Verfügung stellen, wird es eng und die Mitarbeiter können nicht in der Nähe der Personen sitzen, mit denen sie zusammenarbeiten müssen.

Wir empfehlen, eine Studie über die Raumnutzung durchzuführen, um festzustellen, was tatsächlich geschieht und in welchem Verhältnis Teams oder Gruppen von Teams zusammenarbeiten können. Dies schafft auch die Glaubwürdigkeit, dass die vorgeschlagene neue Arbeitsweise auf harten Fakten beruht.

2. Stellen Sie sicher, dass Sie Sicherheitsventile einrichten. Als Teil Ihres neuen Arbeitsplatzes werden Sie hoffentlich auch alternative Arbeitsbereiche einrichten, wie z. B. Bereiche für die Zusammenarbeit, Stehtische für die Teamarbeit, Ruhe-/Konzentrationsbereiche und sogar Touchdown-/Kurzzeitschreibtische - all dies dient als wirksames Sicherheitsventil, wenn der Raum stark frequentiert ist, da es sowohl die Mitarbeiter als auch die Schreibtische aufnimmt.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern sprechen, um ihnen den neuen Ansatz zu erklären, wie er funktionieren wird, und versichern Sie ihnen, dass genügend Liegen - sorry, Tische - zur Verfügung stehen werden und es kein Problem sein wird, wenn sie keine Tische reservieren.

Erklären Sie ihnen, wie sie die anderen Bereiche nutzen können, und ermutigen Sie sie, flexibel zu sein und nicht nur die Schreibtische zu nutzen, sondern den Bereich, der für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist. Erwägen Sie die Durchführung einer Arbeitsplatzumfrage (z. B. unsere PeopleLOOK-Umfrage), um herauszufinden, was die Mitarbeiter denken, was sie sich wünschen und wie sie gerne arbeiten würden.

4. Lassen Sie sie entscheiden. Erlauben Sie Ihren Kollegen, ihre eigenen Grundregeln aufzustellen, z. B. wann man am Schreibtisch stranden darf und wann nicht, oder welche Art von Essen am Schreibtisch gegessen werden darf - es ist erstaunlich, wie es sich von selbst regelt, wenn Sie und Ihre Kollegen darüber diskutiert und entschieden haben, was akzeptables Verhalten ist

5. Finden Sie Wege, um eine persönliche Gestaltung zu ermöglichen. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten (und Produkten auf dem Markt), um Menschen und Teams die Möglichkeit zu geben, ihren Raum individuell zu gestalten, ohne sie auf einen bestimmten Schreibtisch festzulegen.

Sie können dem Team die Möglichkeit geben, ein Bild oder ein lokales Team-Branding zu wählen, Sie können Produkte wie magnetisiertes Branding verwenden (magnetisierte Poster, die an Aktenschränken haften) und für den Einzelnen können Sie personalisierte Aufbewahrungsboxen (wie die Hotbox-Reihe) verwenden, die eine Farbauswahl und Personalisierung ermöglichen und es dem Benutzer erlauben, seine Sachen schnell aus seinem Spind zu holen und sich einzurichten.

Sie können sogar Pinnwände oder Kreidetafeln in der Nähe von Teambereichen anbringen und die Mitarbeiter dazu ermutigen, ihren Teambereich weiter zu personalisieren, Bilder aufzuhängen, Graffiti zu machen oder etwas Lustiges zu schreiben.

Das Wichtigste ist jedoch, dass Sie die Tatsache nicht aus den Augen verlieren, dass das Strandtuchverhalten Ihrer Kollegen darauf zurückzuführen ist, dass sie nichts anderes kennen, und dass ihre Angst eine natürliche Furcht vor dem Unbekannten ist - wir sind schließlich auch nur Menschen. Es ist besser, sich zu engagieren, zu erklären und zu ermutigen, und Sie könnten eine echte Veränderung bewirken.

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